Podczas optymalizacji działań przedsiębiorstwa należy sięgać po różnorodne narzędzia, które pozwolą na właściwe określenie obszarów koniecznych do zmiany w cyklach produkcyjnych, a także wdrożenie potrzebnych działań. Jedną z takich metod jest mapowanie procesów biznesowych.
Czym jest Value Stream Mapping i jaka jest jego geneza?
Historia mapowania procesów biznesowych lub inaczej strumienia wartości, czyli z angielskiego Value Stream Mapping, sięga początków lat 80. Została opracowana w państwie, które znane jest z dbałości o wydajność produkcji, czyli Japonii. Stworzyli ją pracownicy motoryzacyjnego giganta, firmy Toyota, którzy w ten sposób chcieli maksymalnie ograniczyć straty w procesie produkcyjnym, by jeszcze bardziej zwiększyć efektywność działań swojego przedsiębiorstwa.
Value Stream Mapping to narzędzie, które ma na celu:
- ukazanie powiązań między przepływami materiału i informacji w procesie
- zidentyfikowanie w nim problemów i marnotrawstwa
- stworzenie krótko i długoterminowego planu optymalizacyjnego
- zbudowanie podstaw do zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie
Mapowanie strumienia wartości zakłada przedstawienie schematu procesu w sposób graficzny, dzięki czemu łatwiej określić elementy cyklu, które są zbędne i nie przedstawiają wartości dodanej.
Poszczególne fazy
Zasadniczo Value Stream Mapping złożony jest z 3 etapów, pozwalających na skuteczne wyeliminowanie istniejących strat. Są to:
- Value Stream Analysis – pierwsza faza, która obejmuje przedstawienie w formie graficznej badanych procesów z uwzględnieniem wykorzystywanych technologii, podziału obowiązków w zespole oraz szeregu danych wolumetrycznych np. czasu trwania poszczególnych zadań, liczby błędów itp.
- Value Stream Design – czyli dogłębna analiza procesów i zidentyfikowanie obszarów do poprawy. Efektem końcowym tego etapu jest wykonanie nowej mapy, która będzie obrazować przyszły, optymalny stan analizowanych procesów,
- Value Stream Work Plan – przygotowanie mapy drogowej inicjatyw i projektów optymalizacyjnych wraz z analizą korzyści finansowych. Do wdrożenia usprawnień należy zastosować pełną metodologię projektową.
Cel wdrożenia mapowania procesów biznesowych
Metoda VSM jest uniwersalna i ma wiele zastosowań. Ważne, by była używana w konkretnym celu, a materiał procesowy zgromadzony dzięki jej zastosowaniu służył realnej poprawie funkcjonowania organizacji. Mapowanie procesów nie może być celem samym w sobie.
Kilka przykładów zastosowania mapowania strumienia wartości:
- optymalizacja i standaryzacja procesów
- migracja i centralizacja funkcji wsparcia
- wdrożenie systemów / aplikacji IT
- automatyzacja / robotyzacja zadań
- przygotowanie do outsourcingu procesów